Controle de Ponto versus Tempo em Atividades

No sistema da TradingWorks você pode contabilizar dois cálculos distintos sobre o consumo do tempo e a relação entre eles nos dá uma métrica importante que é a eficiência do colaborador.

Ponto

É o mesmo que o relógio ou livro de ponto. É o tempo que o colaborador esteve disponível para trabalhar na empresa.

  • Entrou as 08:00h;
  • Saiu para almoço as 12:00h e retornou as 13:00h;
  • Deixou o trabalho às 18:00h.

Neste exemplo temos:

  • Tempo total no dia: 10 horas
  • Tempo total disponível ao trabalho: 9 horas
  • Tempo total de pausas: 1 hora

Dizemos que teve 9 horas “disponíveis ao trabalho” pois é na análise da execução das atividades onde realmente vamos verificar em que se trabalhou.

Tempo em atividade (timesheet)

Uma atividade só pode ser executada dentro das “horas disponíveis ao trabalho”. Mesmo para colaboradores que trabalhem com atividades de longa duração, é comum executar atividades diferentes ao longo do dia. Com a TradingWorks isto não só é possível como também não se perde a informação primordial que é o quanto se trabalhou em cada uma delas.
Vamos tomar a figura abaixo como sendo os horários e atividades que nosso colaborador trabalhou.

Então temos:
Atividade 1 – 5:30h
Atividade 2 – 1:00h
Atividade 3 – 0:30h
Total Trabalhado – 7:00h

O que podemos ver é que as horas que estão faltando (9 horas marcadas no ponto menos 7 horas em atividades) são na realidade as zonas em cinza.
Estas áreas podem ser atividades não mapeadas em que realmente o colaborador trabalhou efetivamente para a empresa, de qualquer forma não estavam designadas para serem executadas. veja mais detalhes sobre este tipo de problema neste post (link).
Neste caso o colaborador teve somente 78% de eficiência sobre seu trabalho.

FAQ

P. Se neste exemplo o colaborador usasse uma das atividades para lançar as horas em cinza, ele teria 100% de eficiência. Como evitar isto?
R. Sempre que possível as atividades devem possuir horas planejadas justamente para evitar que uma atividade sirva de “repositório de tempo”. Para evitar uma sobrecarga de formalidade, atividades comuns como por exemplo Reembolso de Despesas, não necessitam de horas planejadas pois a natureza da operação é conhecida e divergências nos tempos são facilmente identificadas.

P. Alguns de nossos colaboradores trabalham com atividades emergenciais. Como garantir que dentro da área cinza tenhamos a atividade registrada?
R. A TradingWorks trabalha prioritariamente as marcações de forma automática, entretanto sabemos que situações podem surgir e não há tempo para seguir o fluxo normal. Neste caso sugerimos que após o atendimento da emergência, o colaborador abra a atividade (posterior ao evento), registre os detalhes e adicione os tempos de forma manual (veja exemplo aqui). Importante lembrar que o “tempo consumido” neste processo administrativo faz parte da atividade em si, registrando o histórico, o que foi feito etc.