O que devo saber antes de contratar um funcionário home office?

Menos tempo no trânsito, horários mais flexíveis e uma rotina mais maleável são alguns dos benefícios que o trabalho home office oferece aos colaboradores. Porém é necessária uma avaliação muito criteriosa na hora de contratar.

É importante entender que o trabalho remoto exige dedicação e disciplina, tanto ou até mais que o trabalho in loco. Por isso, na hora da contratação, o funcionário e a empresa precisam estar cientes de seus deveres e direitos. Estabelecer regras claras servem para ajudar também na comunicação entre o colaborador e a empresa.

De acordo com levantamento da World at Work, de 2017, nos Estados Unidos, 80% das empresas norte-americanas já possuem políticas estruturadas para o home office. Mas o Brasil ainda está engatinhando com a novidade, principalmente, porque ainda há muitas dúvidas referentes aos possíveis processos judiciais. É preciso pensar muito antes de optar por esta modalidade e não somente na redução de custos. É uma questão de estratégia da empresa.

Para esclarecer alguns pontos bem interessantes, a advogada e executiva jurídica e compliance da innovativa Executivos Associados, Márcia Makishi, respondeu a algumas perguntas.

1.- Como funcionam as leis trabalhistas para um home office?

Resposta: A lei trabalhista, após a reforma de 2017, passou a regulamentar a prática do “home office” (referido na lei como “teletrabalho”). Mas todas as atividades que serão realizadas pelo colaborador/teletrabalhador deverão estar bem descritas no contrato, bem como o fornecimento de equipamento e infraestrutura para prestação do trabalho remoto, assim como as despesas a serem reembolsadas (internet, energia elétrica, telefonia, entre outros). Neste caso, o controle do trabalho é acertado por atividades realizadas e não há controle de jornada, e consequentemente, não há horas extras.

2.- A empresa deve estabelecer um horário fixo para contato com o colaborador?

Resposta: De acordo com o artigo 62 da CLT, os trabalhadores remotos (home office) não estão sujeitos ao controle da jornada de oito horas diárias e 44 horas semanais, mas não há impedimento para que o contrato preveja formas alternativas de controle, tais como um horário estipulado para contato entre empregado e empresa. De qualquer forma, é necessário que o modo deste controle de trabalho esteja bem descrito no contrato, seja por atividades ou por jornada de trabalho, para que não haja problema futuro.

3.- Existe um limite de demanda de trabalho para quem trabalha em casa?

Resposta: No home office, o empregado tem total liberdade para determinar sua jornada. Mas o empregador pode medir a produtividade através de metas e resultados. Assim o trabalho terá mais efetividade. De qualquer forma, é importante que a empresa tenha cuidado quanto ao volume de atividades e as metas de produtividade exigidas, pois, mesmo não havendo controle de jornada, as atividades e meta devem ser compatíveis com o exercício da função contratada em uma jornada adequada.

4.- Vamos supor que o contrato de home office foi acertado para o período de um ano. Se a empresa quiser mudar a modalidade, ou seja, ao invés de home office optar pelo presencial antes de vencer o contrato, ela pode?

Resposta: Sim, a empresa pode realizar esta mudança desde que comunique o colaborador com 15 dias de antecedência, para que possa fazer suas adaptações. Já a mudança do trabalho presencial para o home office requer mútuo acordo entre empresa e empregado. Em ambos os casos, é preciso firmar um aditivo ao contrato de trabalho específico. 

5.- Quais os direitos do home office?

Resposta: A lei garante os mesmos direitos que os demais funcionários: férias + 1/3, décimo terceiro salário, aviso prévio, FGTS + 40%, licenças, etc.

6.- Mas o trabalhador em home office pode ser convocado para reuniões, treinamentos e outras atividades que devem ser realizadas na empresa?

Resposta: Pode. A Reforma Trabalhista implementada pela lei 13.467/2017 (Parágrafo único do art.75-B) prevê esta situação. O colaborador pode ser convocado para reuniões e outras atividades na empresa sem descaracterizar o regime de home office. Cada empresa pode determinar a necessidade destas eventuais participações e comparecimentos, formalizando-as em contrato. Por exemplo, a empresa pode estipular que uma vez por semana deverá ter reunião presencial e que haverá treinamento uma vez por mês.

7.- A empresa se responsabiliza por todos os atos referentes à Medicina e Segurança no Trabalho mesmo trabalhando em regime home office?

Resposta: A lei deixa claro (art. 75-E) que a empresa deve instruir todos os colaboradores em regime de home office sobre as normas de segurança e precauções para evitar doenças ocupacionais e acidentes de trabalho. Os empregados devem assinar um termo de responsabilidade se comprometendo a cumprir as instruções do empregador.

8.- Como evitar futuros processos judiciais com esta modalidade home office?

Resposta: A melhor forma de evitar ou minimizar potenciais riscos é ter regras claras devidamente estabelecidas em contrato. Assim, evita-se o surgimento de dúvidas quanto aos direitos e deveres de ambas as partes, empresa e trabalhador, bem como das atividades a serem realizadas e as formas de controle/medição de produtividade.

Jessica Alves
Jornalista | Assistente de assessoria de imprensa jr.
Tel: +55 11 3458-7741
Whatsapp: + 55 11 99379-6111

Assinatura eletrônica da folha de ponto

Mesmo com o avanço da tecnologia e dos processos eletrônicos, ainda temos que guardar papel, muito papel.

O departamento de RH da empresa não é uma exceção e todos os meses vão se acumulando mais e mais.

O eSocial já é uma realidade para reduzir esta burocracia dos documentos impressos e em função da reforma trabalhista de 2017 (lei № 13.467 de 2017) que permite que acordos entre empresas e trabalhadores poderão prevalecer sobre a legislação, a TradingWorks disponibiliza para seus clientes uma ferramenta ímpar, a assinatura eletrônica da folha de ponto.

Benefícios

  • Ecologicamente correto ao evitar a impressão de papel;
  • Ausência de custos operacionais para a impressão e gerenciamento de quem assinou ou não.
  • Ausência dos custos de logísticas e malotes para envio e recebimento das folhas de ponto entre as unidades remotas da empresa;
  • Desnecessário o armazenamento dos documentos físicos;
  • Acessível rapidamente de qualquer lugar do globo;

Como funciona

O gestor ou RH aprova a folha de ponto, garantindo que todos os dados estejam corretos, feito isto o colaborador recebe notificação da pendência da assinatura da folha.

Confirmação da assinatura da folha

Basta ele confirmar o processo e pronto.

Ainda não é cliente TradingWorks? Comece agora mesmo!

As possíveis multas do eSocial

O eSocial é uma obrigatoriedade, por isso, empresas de todos portes e tamanhos deverão se adequar à legislação do novo projeto.

e-Social - Multas

O eSocial é uma obrigatoriedade, por isso, empresas de todos portes e tamanhos deverão se adequar à legislação do novo projeto. Além das multas que citaremos abaixo, a primeira chama muito a atenção: no geral, as penalidades poderão aumentar os custos das empresas.

Confira quais outras multas poderão ser aplicadas:

1. Folha de pagamento

Dentre todos os subsistemas de Recursos Humanos afetados com o início do eSocial, certamente, está a folha de pagamento. Isso porque ela é composta por diversas variáveis que também sofrerão impactos do projeto e, com isso, passará a ter novas exigências.

Empresas que não cumprirem com as mudanças e enviar o documento de acordo com as novas regras, poderão ser penalizadas com multas a partir de R$ 1.812,87. Isso quer dizer que empresas que ainda não possuem os processos automatizados terão mais chances de serem multadas, já que eles devem ser desenvolvidos em consonância.

2. Férias

Com o eSocial, a não comunicação das férias dos colaboradores, poderá gerar multa de R$ 170,00 por férias não comunicadas.

3. FGTS

Assim como a RAIS, o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) também será substituído pelo eSocial. Para as empresas que não efetuarem o depósito, deixarem de computar a parcela de remuneração ou efetuarem depois da notificação, poderão receber multas que variam de R$ 10,64 a R$ 106,41 por colaborador. A reincidência poderá ser cobrada em dobro.

4. Não informar a admissão do colaborador

Hoje, profissionais de Recursos Humanos utilizam o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) para enviar, até o sétimo dia subsequente ao início das atividades do colaborador, as informações sobre a admissão.

Com o eSocial, as mesmas informações deverão ser enviadas um dia antes do colaborador iniciar a executar suas tarefas na empresa. Caso o RH não informe a admissão do colaborador dentro do tempo estabelecido, poderá arcar com as penalidades previstas no artigo 47 da CLT, podendo gerar multas de R$ 3.000,00 a R$ 6.000,00, em caso de reincidência; e de R$ 800,00 por empregado não registrado, quando se tratar de microempresa ou empresa de pequeno porte.

Esta multa também poderá ser aplicada para a empresa que não assinarem a Carteira de Trabalho (CTPS) .

5. Não informar alterações de contrato ou cadastros

É responsabilidade do empregador informar alterações no contrato de trabalho e nos dados cadastrais de seus colaboradores, durante o período em que há vínculo empregatício.

No eSocial, existe uma etapa denominada de saneamento dos dados dos colaboradores, que visa garantir que as informações dos colaboradores estejam sempre atualizadas e cumprindo as exigências do eSocial.

A multa poderá ser de R$ 600,00 por empregado quando não forem informados os dados necessários para o seu registro.

6. Deixar de comunicar acidente de trabalho

Habitualmente, quando ocorrem acidentes de trabalho na empresa, é preciso transmitir uma Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) ao INSS, mesmo se o colaborador não precisar se afastar do trabalho.

A partir do eSocial, o prazo para o envio da CAT será o mesmo, ou seja, até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente ou imediatamente em caso de falecimento do colaborador.

As possíveis multas para o atraso ou por deixar de comunicar acidente de trabalho varia entre o limite mínimo e máximo do salário de contribuição, havendo apossibilidade de dobrar o valor em casos de reincidência.

7. Não realizar exames médicos

O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) é o resultado de diversos exames que todo colaborador precisa realizar antes de iniciar suas atividades na empresa. É preciso do ASO em diversos momentos da vida laboral, como na admissão, retorno ao trabalho, mudança de função, exames periódicos e demissional.

O artigo 201 da CLT prevê que ao não realizar os exames, a empresa está sujeita à multa que é determinada pelo fiscal do trabalho, podendo ser de R$ 402,53 a até R$ 4,025,33.

8. Deixar de informar o colaborador dos riscos de seu trabalho

O Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é um documento que as empresas devem possuir para consulta dos colaboradores. Nele, estão informações acerca dos agentes aos quais os trabalhadores ficarão expostos, como químicos, físicos e biológicos.

E, dependendo do tipo de risco, o colaborador poderá ter direito à aposentadoria especial. Aqui, a empresa pode ter multas com a não aplicação das regras de segurança do trabalho e medicina do trabalho, como a utilização de EPI, EPC, ASO e exames, por isso, a empresa deve observar as regras previstas na Normas Regulamentaras do Ministério do Trabalho e ficar atenta com o PPRA, PCMO e LTCAT.

9. Não informar afastamento temporário do colaborador

Toda vez que um colaborador se afasta do trabalho, gera impactos em seus direitos trabalhistas e previdenciários, além de suas obrigações tributárias. Não informar o afastamento temporário do colaborador sujeita a empresa a uma multa determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.
Artigo escrito por:

JULIANO CALIXTO DA SILVA
Juliano Calixto Calixto Soluções Empresariais & Regularização Tributária Especialista em Abertura, Encerramento e Regularização de Empresas e de Pessoa Física, Parcelamentos e Cálculos Tributários
tel: (11)97105-3137
e-mail: juliano.calixto.89@gmail.com

Tolerâncias para atrasos e extras na jornada de trabalho

Uma dúvida muito comum é quanto ao entendimento sobre os minutos que podem ser “ignorados” do funcionário em sua marcação do ponto.

A intenção é não registar atrasos ou horas extras por alguns minutos a mais ou a menos que forem registrados.

É absolutamente normal que o funcionário marque seus pontos com alguns minutos a mais ou a menos ao longo de sua jornada, e daí, automaticamente gerar horas em atraso ou extras.

Em algumas empresa já adotam particularidades como:

Aqui damos 10 minutos de tolerância.

Acontece que este processo de tolerância das marcações está descrito na CLT e deve ser seguido.

O Artigo 58 da CLT, parágrafo 1º, indica o seguinte:

§ 1º Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários. (Parágrafo incluído pela Lei nº 10.243, de 19.6.2001)

Vamos colocar isto em exemplo prático:

Digamos que a jornada de trabalho seja das 08:00-12:00 / 13:00-17:00.

O colaborador fez as seguintes marcações:
08:03 – 3 minutos de atraso
12:01 – 1 minuto de adiantamento
13:00 – marcação correta
17:05 – 5 minutos de adiantamento

Nesta situação, nenhuma das marcações ultrapassou  os 5 minutos (limite da CLT por marcação) e o total (3+1+5 = 9) não ultrapassou os 10 minutos de tolerância total.
Então para esta marcação o funcionário não teve atrasos ou horas extras.

Vamos para um segundo caso:
08:06 – 6 minutos de atraso
12:01 – 1 minuto de adiantamento
12:59 – 1 minuto de adiantamento
17:05 – 5 minutos de adiantamento

Neste exemplo, já a primeira marcação ultrapassa os 5 minutos limite, portanto nenhuma tolerância será considerada, ficando então:
Atrasos: 6 minutos
Adiantamentos: 7 minutos

Se adotado no sistema da TradingWorks a compensação no mesmo dia, então os atrasos serão abatidos dos adiantamentos, na folha de ponto então ficará com apenas 1 minuto de hora extra.

Um outro exemplo:
08:03 – 3 minutos de atraso
12:02 – 2 minutos de adiantamento
13:02 – 2 minutos de atraso
17:05 – 5 minutos de adiantamento

Apesar de todas as marcações estarem dentro da tolerância de 5 minutos, o total delas ultrapassa os 10 minutos (3+2+2+5 = 12), ficando então:
Atrasos: 5 minutos
Adiantamentos: 7 minutos

Se utilizar a compensação no mesmo dia, então o funcionário terá 2 minutos de horas extras.

Feriado em sábado – como ajustar a folha de ponto

Empresas que possuem jornada de trabalho de 44 horas semanais e fazem compensação do sábado precisa estar atentas aos feriados ocorridos no sábado.

O problema acontece quando o funcionário trabalha 08:48h de segunda à sexta. Ele está trabalhando estes 48 minutos à mais em função da compensação de 4 horas para não trabalhar no sábado.

Quando o feriado ocorre num sábado, não compete ter estes 48 minutos na jornada de trabalho, apenas as 08:00h regulares normais.

Para ajustar isto na TradingWorks siga os passos abaixo:

  1. Garanta que você tenha uma regra diária configurada para a jornada de 08:00h diárias. Veja mais detalhes neste treinamento (vídeo).
  2. Vá até a folha de ponto desejada.
  3. Na semana anterior ao feriado, altere o código do horário de 08:48 para a regra de 08:00.
    Basta clicar no código da coluna CH e escolher na lista a regra desejada.
  4. Faça isto para todos os outros dias da semana, de segunda a sexta.

Pronto, sua folha de ponto foi ajustada.

Se seus colaboradores tiveram que cumprir a jornada normal de 08:48h o sistema automaticamente calculará isto como horas extras como manda a legislação (ou enviado para banco de horas conforme configuração).

Em caso de dúvidas, conte com o nosso suporte pelo chat.

Feriados e pontes, o que fazer?

Em 2017 teremos 8 feriados nacionais, sendo que 3 deles cairão numa quinta-feira, propiciando a ocasião para uma “ponte”.

A dúvida sempre é sobre como controlar estas “pontes” na folha de ponto. Coloco como um feriado? Abono? Vai para o banco de horas?

É sobre isto que quero falar nesta matéria.

Lançando a ponte como feriado

A empresa tem liberdade para definir outros dias além dos feriados obrigatórios (sejam os nacionais, estaduais ou municipais), portanto basta incluir o dia que seria ponte como um feriado.
Para clientes TradingWorks, vá em Feriados Gerais e inclua este dia como mais um feriado.

Resultado – Este dia é contabilizado como um benefício que a empresa está dando. Não será abatido de banco de horas ou compensação futura.

Lançando a ponte como um abono

Uma ponte pode ser abonada. O resultado prático é o mesmo que incluir o dia da ponte como um feriado, sendo a única diferença em mostrar a quantidade de horas de abonos que a empresa concedeu.
Para clientes TradingWorks, no dia da falta, inclua uma justificativa do tipo Abono e marque a opção para retirar a falta do dia.

Abono do dia

Resultado – Este dia é contabilizado como um benefício que a empresa está dando. Não será abatido de banco de horas ou compensação futura, mas o relatório de justificativas mostrará a quantidade de horas abonadas pela empresa.

Lançando a ponte para compensação no banco de horas

Para as empresas que adotam o banco de horas, é possível compensar esta ponte em outras oportunidades.
Para os clientes TradingWorks não é necessário realizar nenhuma operação. Ao ser processado o banco de horas da folha este dia já será compensado e as horas negativas lançadas no banco.

Banco de horas
Resultado – Neste caso a empresa está permitindo que o colaborador desfrute de um feriado prolongado sem abrir mão das horas de trabalho pagas.

Veja abaixo a lista completa dos feriados nacionais (fonte Imprensa Nacional, portaria 369/16):

1º de janeiro (Domingo), Confraternização Universal (feriado nacional);
27 de fevereiro (Segunda-feira), Carnaval (ponto facultativo);
28 de fevereiro (Terça-feira), Carnaval (ponto facultativo);
1º de março (Quarta-feira), quarta-feira de Cinzas (ponto facultativo até as 14 horas);
14 de abril (Sexta-feira), Paixão de Cristo (feriado nacional);
21 de abril (Sexta-feira), Tiradentes (feriado nacional);
1º de maio (Segunda-feira), Dia Mundial do Trabalho (feriado nacional);
15 de junho (Quinta-feira), Corpus Christi (ponto facultativo);
7 de setembro (Quinta-feira), Independência do Brasil (feriado nacional);
12 de outubro (Quinta-feira), Nossa Senhora Aparecida (feriado nacional);
28 de outubro (Sábado), Dia do Servidor Público(ponto facultativo);
2 de novembro (Quinta-feira), Finados (feriado nacional);
15 de novembro (Quarta-feira), Proclamação da República (feriado nacional);
25 de dezembro (Segunda-feira), Natal (feriado nacional).

Nota importante: Este post tem caráter informativo. Cada sindicato possui especificidades sobre como atuar com as pontes e as notificações antecipadas ao colaboradores.

Controle de jornada para equipes de campo, e sem internet!

Nada mais penoso para o departamento pessoal ter que compilar as planilhas de apontamentos manuais enviadas pelos colaboradores que trabalham fora do escritório.

Além disso há dilemas eternos onde o gestor não concorda com os horários marcados manualmente.

Sem falar sobre as marcações exatas, onde todos os dias o colaborador entra e sai no mesmo horário. Como já informado pelo Tribunal Superior do Trabalho (Súmula 338), este tipo de controle de jornada é inválido.Celular com o aplicativo TradingWorks

Com a autorização do Ministério do Trabalho e Emprego para usar computadores na marcação do ponto (Portaria 373/11), as empresas podem automatizar este processo e eliminar muitos pontos de falha.

Com 4 anos de atuação nesse mercado, a TradingWorks visa resolver esses problemas.

Com o aplicativo para celulares sua empresa tem os seguintes benefícios:

  • Marcação do ponto mesmo sem internet disponível;
  • Localização da marcação do ponto, pois o GPS é obrigatório;
  • O equipamento pode ser compartilhado, por exemplo um supervisor em campo com o celular corporativo e os colaboradores usam este equipamento para realizar a marcação;
  • Marcações manuais permitidas em caso de esquecimento, mas sempre com a aprovação do gestor;
  • Todos os outros benefícios já conhecidos da solução TradingWorks (veja mais aqui)

Quer fazer um teste e ver como é simples?

Baixe o aplicativo de uma das lojas abaixo e coloque o código de ativação DEMO DEMO.

Disponível na App Store

Disponível no Google Play

Posso controlar o ponto dos terceiros?

É muito comum misturarmos assuntos de CLT com terceiros legalmente trabalhando na empresa e desta forma acabamos entendendo que é proibido controlar o ponto ou eficiência dos colaboradores terceiros.

Com isto nos deparamos com as famosas planilhas de entrada às 09:00h e saída as 18:00h com uma hora para almoço, ou aqueles que já entenderam que não chama atenção se colocar os números quebrados como 08:45h ou 18:05h, mas continua não garantindo a qualidade.
Não estou falando que todo profissional faça isto, mas exatidão não é a premissa destas planilhas de controle. Falo por experiência própria ao controlar (sem eles terem conhecimento) durante alguns períodos.
Na semana o erro chegava a ser mais de 4 horas e o interessante é que a diferença era sempre favorável ao colaborador.
Em uma simulação (vide planilha aqui) temos …
Um erro de 20 minutos em um time de 20 pessoas, são R$ 105.600,00 desperdiçados anualmente.
Custo do erro de apontamento
Mas você pode estar se perguntando, continua proibido e ponto (final).
É proibido que a empresa contratante exija e controle o apontamento, mas não é proibido que a empresa contratada o faça através de mecanismos da portaria 373/11 e daí a contratante basicamente se torna o auditor do processo de controle de ponto e não o seu solicitante.
Além de ser transparente para as partes, garante o profissionalismo de quem cumpre com as jornadas contratadas, deixando seus pares “pouco precisos” fora do contexto do trabalho do time e eventualmente se desligando ou sendo desligados.

Devo marcar o ponto numa PME?

Segundo o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), a marcação de ponto de até 10 funcionários é opcional.
Homem com relógio
A princípio isto facilita em muito a administração da folha de pagamento e cálculos, pois é usado como princípio que todos cumpriram com suas horas trabalhadas. O problema está quando um ex-funcionário decide requerer na justiça horas que ele acha devido.
Como na empresa não há registro algum, cabe apenas acatar os valores acordados na Justiça do Trabalho, pois o empregado não necessita mostrar nenhuma prova em seu favor. E também não estou dizendo que o empregado esteja equivocado, só que a empresa realmente não tem nenhum registro sobre seu trabalho e se o pagamento dos salários foram feitos corretamente.
Aposto que assim como eu, cada um de vocês tem uma história de algum parente ou amigo próximo que já enfrentou este problema. Eu particularmente conheço duas empresas que tiveram que fechar as portas devido às disputas judiciais.
Então a saída é automatizar tudo e adquirir aquelas máquinas de ponto que imprimem o tíquete?
É uma possibilidade (e com grande dispêndio financeiro para uma PME), mas o registro de ponto pode ser feito com papel e caneta, sem nenhum equipamento especial. Em papelarias você pode encontrar estes bloquinhos prontos.
Simples, barato e eficiente!
Mas não se esqueça de que é necessário ter todo um processo para que este registro seja válido. Se tiver sinais de rasuras ou não tiver a assinatura do funcionário, de nada importa, mas mesmo assim o livro de ponto manual é uma ótima saída.
O que é mais importante é que a legislação trabalhista também vem evoluindo e em 2011, junto com a portaria que descrevia o uso das máquinas com impressão de tíquete (portaria 1510/09), também saiu a portaria 373/11 que permite que o registro de ponto seja feito de forma totalmente eletrônica, por computador ou celular, por exemplo.
Durante sua publicação, muito se discutiu que a portaria 373 só serviria para as grandes empresas, pois possuíam recursos técnicos para o desenvolvimento da solução. O que na prática aconteceu é que empresas de tecnologia passaram a oferecer este tipo de recurso a um baixo custo para empresas de qualquer porte, como por exemplo a TradingWorks.
Mas o que realmente é importante é que esta nova forma de registro de ponto permite que funcionários remotos também tenham o registro, seja feito através de um computador ou mesmo de um celular. Assim, mesmo aqueles funcionários que estão em outros bairros ou cidades, podem marcar o ponto e garantir a integridade dos seus recebimentos.
O registro de ponto não é somente importante para evitar desgastes judiciais mas garante a satisfação dos funcionários, quando seus colegas também estão sob o mesmo controle e não apenas baseado na consciência e responsabilidade de cada um em cumprir o seu horário de trabalho.