Quanto custa seu funcionário?

Não estou falando de impostos e taxas, estou falando de quanto ele custa dentro de suas operações. Já pensou quanto custa sua emissão de fatura? E a manutenção das máquinas de produção? Quanto custa a compra de material de escritório? É disso que quero falar.
O seu funcionário de compras faz exatamente o que? Quanto custa cada uma de suas atividades? Quanto custa uma análise de contrato? Quanto custa fazer um novo pedido de importação?
Ou no financeiro, já pensou qual o custo da fatura? Quanto custa emitir uma segunda via do boleto?
Talvez você esteja pensando naquela máxima que diz “já que estou pagando o salário”. Acontece que podem existir atividades desnecessárias ou que poderiam ser feitas de outra forma, eliminando estes desperdícios e deixando seus colaboradores com tempo para executar coisas mais importantes. Poderia até mesmo eliminar a necessidade de novas contratações.
Seguindo a linha do “faça você mesmo”, vamos fazer um exercício em sua empresa?
Primeiro, pegue uma área onde você já tenha algum sintoma de que algo poderia ser melhorado. Não tente fazer com a empresa toda, pois você perderá o foco.
Prepare uma folha de papel com mais ou menos este formato:
Lista de Atividades
Peça para que as pessoas marquem diariamente no papel o que elas estão fazendo e o horário de início e término. A categoria é importante para definir o item macro e ser contabilizado posteriormente. Por exemplo, num departamento de RH, as categorias poderiam ser “Contratação”, “Demissão”, “Ajuste CTPS”, “Folha de pagamento”.
Faça isso por, no mínimo, uma semana e compile o resultado em uma planilha.
Fazendo este simples experimento, poderá constatar de uma forma geral o quanto se gasta com o departamento e até poder identificar atividades que não deveriam ser feitos por eles.
 Consumo de atividades
Se neste exemplo temos 5 pessoas com salários de R$ 3.000,00 cada. Podemos arredondar que o processo de contratação custa R$ 79.000 ao ano e que outras atividades indefinidas custam R$ 136.000.
Como fator motivacional, eu gosto de pensar que todo ano é perdido um carro de luxo com atividades que não entendemos sua necessidade.
Pode ser que estas atividades sejam necessárias para a empresa, mas elas poderiam ser desempenhadas por equipes mais baratas ou mesmo poderíamos usar tecnologia para uma redução de custos.

Será que os R$ 43.000 gastos com folha de pagamento (12%) não poderiam ser reduzidos com melhorias no sistema?
O que acabamos de fazer é o que a indústria já está acostumada, isto é, o custeio baseado em atividade ou custeio ABC,  pouco usado para o controle de custos com mão de obra.
O experimento é fácil e o resultado muito rápido.
Para quem utiliza a solução da TradingWorks todo este controle é feito automaticamente e sem complicação.

“Eu quero isto pronto para ontem”

Alguns gestores e proprietários de empresa realmente acreditam que a máquina do tempo foi inventada e que esta é uma forma eficaz de garantir as entregas e manter o time afiado.
A verdade nua e crua é que a máquina do tempo ainda não existe, isto não mantém o time afiado e muito menos é a melhor forma de garantir as entregas.
Para você que acha que isto está correto, pode ir direto para o site de Lewis Carroll e estudar a fundo um clássico da administração e planejamento, também conhecido como “Alice no país das maravilhas”, mas se você acha que isto não é o adequado, então vem comigo…
Fonte: notable-quotes.com
Fonte: notable-quotes.com
Qual o problema de colocar um pouco de pilha no time? Afinal realmente aquele assunto surgiu de forma inesperada e precisamos entregar.
De inesperado, somente a morte, todo o resto pode ter um mínimo de planejamento!
Os casos da nota fiscal eletrônica (NF-e), SPED e agora o e-Social são alguns exemplos de “emergências” anunciadas pelos gestores. São anúncios feitos com anos de antecedência e somente nos últimos meses de carência é que o gestor toma ciência de que é necessário fazê-lo. O mais clássico de todos foi o “bug do milênio” onde não havia como ser postergado a decisão por nenhum governo, mas mesmo assim foi deixado para última hora e o preço do erro foi proporcional à procrastinação.
O mesmo ocorre com manutenção de máquinas, ajustes em processos ou até mesmo demandas de cliente já presentes em contrato.
Mesmo assim tem coisas que nos pegam de surpresa e temos que fazer uma atividade não planejada o mais rápido possível pois poderemos enfrentar problemas contratuais ou multas, mas o fato aqui em questão é de como esta atividade é passada ao time.
Vamos imaginar que um projeto engavetado sobre a melhoria da logística agora se torna o item de sobrevivência da empresa pois nos últimos meses as entregas erradas estão corroendo todo o faturamento.
O projeto original tem um prazo estimado de 6 meses de conclusão e envolve o trabalho de várias áreas da empresa. Não adianta gritar e berrar pois o tempo de entrega não vai mudar, nem adianta fazer igual o governo ao inaugurar aeroportos onde ainda não se pode pousar um avião, é sua empresa, ninguém mais será enganado que você mesmo.
Mesmo que seu time afirme que vão entregar em 2 meses, isto não ocorrerá, e se o fizerem, a qualidade provavelmente será severamente prejudicada.

Devemos então aguardar 6 meses e arcar com os prejuízos de logística?

Claro que não.
Se observar, a maioria destes problemas emergenciais tem uma situação de contorno. Não é “gambiarra”, é um processo formal para que itens possam sofrer pequenos ajustes ou mudança no formato até que uma solução em definitivo seja implementada.
Ao invés de esperar a troca dos “PDAs” do armazém, ou de colocar esteiras inteligentes, porque não sinalizar os produtos mais complexos ou fazer uma dupla checagem na expedição?
Mesmo que isto cause temporariamente um pequeno aumento dos custos ou não seja uma solução “elegante”, ela permite que o projeto original seja feito sem retrabalhos e principalmente não impacta outros projetos que já estavam em andamento e que se parados, causariam um problema maior para a empresa e consequentemente mais uma ordem do tipo “quero isto pronto para ontem”.

Em momentos de crise é tempo de se renovar

Seja medroso quando os outros são gananciosos e seja ganancioso quando os outros estão com medo.
Warren Buffett.
Ninguém discute que 2015 não será um ano fácil. Por esse mesmo motivo alguns colegas meus tiveram seus projetos cancelados, já que a empresa fez uma revisão de suas projeções, para baixo.
O problema aqui é que simplesmente os projetos foram cancelados, não foram modificados ou alterados. Neste ou qualquer outro período de crise não é momento de cortes e sim de utilização dos recursos da melhor e mais eficiente forma possível. Será que dentro dos projetos cancelados não havia aqueles que estavam endereçando exatamente a redução de custo ou aumento da eficiência? Talvez com poucos ajustes em relação à nova projeção, eles estariam aptos a fazer a empresa passar por esta fase sem muitas turbulências.
Normalmente, a folha de pagamento é a que mais pesa na fatia dos gastos e a primeira a ser revista. A vantagem da técnica é que o resultado financeiro é imediato, o problema, entretanto, é que você joga fora todo treinamento dado às pessoas, além de deixar desanimadas as que ficaram: “Será que se as vendas diminuírem mais, também serei eu?”.
Este é o momento de reinventar, encontrar outros meios de conquistar clientes, seja adequando preços ou lançando produtos e serviços para outras necessidades atuais, afinal, assim como a empresa, os seus clientes também precisam fazer suas engenharias financeiras e terão empatia com seus novos produtos e serviços.
Mesmo que uma das soluções seja os cortes, não use a regra igual para todos os casos, a exemplo do “corte geral de 10%”. Seus departamentos não funcionam de modo idêntico e este corte pode debilitar uma área que já estava no limite. Um processo possível de redução é a alteração da manutenção de máquinas, estendendo seus prazos. O seu carro não precisa trocar o óleo a cada 10.000 km, por exemplo. Algumas empresas também já reduziram o volume do produto na embalagem com a vantagem de não precisar aplicar a redução de preço proporcional, aumentando sua margem.
O seu vendedor, por sua vez, não precisa pegar um avião, se hospedar e gastar com táxi para fazer uma reunião de 1h hora com o cliente. Ele vai entender se você usar videoconferência para o processo. Empatia, lembra?
Não deixe de se questionar se é realmente necessário ter um escritório físico em sua filial no interior. Será que os funcionários não poderiam trabalhar remotamente?
São estas renovações que você precisa pensar em sua empresa e, se já me conhecem, sabem que não estou falando em fazer coisas onde a ética possa ser questionada. Não basta fazer certo, tem que também parecer certo.

Home office como solução para redução de custos?

Este é o momento para tomar decisões em busca de benefícios no futuro.
O futuro em médio prazo não se desenha muito promissor, e este é o momento que devemos tomar decisões ágeis, mas visando benefícios em longo prazo. O home office pode ser uma das alternativas de redução de custos, tanto para a empresa quanto para o trabalhador.
 
O home office é uma das soluções do teletrabalho, que pode ser realizado na residência do funcionário. Outras opções são escritórios alugados ou compartilhados.
Para a empresa, o impacto direto é sobre a área alocada, mas também implica na redução de vários outros fatores como eletricidade gasta com ar-condicionado e luz, copa, limpeza e estacionamento.
Para o trabalhador, também há uma série de redução de custos como, por exemplo, a alimentação e vestuário. Para quem utiliza o próprio carro, os impactos são ainda maiores financeiramente, além do ganho de 2 a 4 horas que eram perdidas no trânsito.
Pesquisa Home Office 2016
Acesse o relatório da Pesquisa home office Brasil 2016
Entretanto, há algumas preocupações inerentes a esse processo para a empresa:

Preciso ver meu funcionário

Contraponto: Como você faz com aquele funcionário que fica no andar superior ou mesmo em outra filial? Os controles das demandas precisam ser feitos com ou sem home office. Se você ainda não tem, pode apostar que tem dinheiro “escorrendo pelo ralo”.

Lição de casa: Mesmo com o funcionário no mesmo andar, opte pela comunicação eletrônica ou telefone e veja o que está faltando no seu processo. Procure ter intervenções semanais ou no máximo uma vez ao dia. Isto faz com que suas demandas sejam mais bem planejadas e o colaborador se torne mais eficiente.

Risco de vazamento de informações

Contraponto: A sensação de segurança é apenas estética: com celulares ou microcâmeras, o funcionário pode fazer o que bem entender com ou sem home office.
Lição de casa: Verifique se você já tem o mínimo de controle sobre os acessos e arquivos restritos. Talvez você descubra que até o seu estagiário tem acesso à pasta do RH com todos os salários dos funcionários.

Não tenho como controlar a jornada de trabalho

Contraponto: O próprio Ministério do Trabalho e Emprego já resolveu este problema através da Portaria 373 onde autoriza o registro de ponto através do computador.
Lição de casa: Confirme com o seu sindicato se o acordo engloba a portaria 373 (a maioria já aceita) e use um controle de ponto do tipo da TradingWorks.

Não tenho ferramentas de TI para o trabalho remoto

Contraponto: Já existem diversas ferramentas prontas para uso corporativo para o compartilhamento de documentos, comunicação e telefonia, entre outras.
Lição de casa: Se você não tem um sistema de colaboração de arquivos, troca de mensagens ou áudio/vídeo (corporativos), sua empresa já está perdendo dinheiro com a baixa produtividade e altos custos com a telefonia tradicional!
Estas ferramentas não são apenas para o home office, mas também para a rotina da empresa.
 
Buscando uma consultoria para implementar o teletrabalho em sua empresa?
Solicite um contato da GCONTT (parceiro TradingWorks).

A semana de 34 horas: uma visão de eficiência

Não estou dizendo que vamos trabalhar 34 horas para sermos eficientes. Estou afirmando que trabalhando diariamente como fazemos, 6 horas são desperdiçadas com itens essenciais como as idas ao toalete, o cafezinho ou papo com os colegas.

Em um ano, são cerca de 280 horas não utilizadas e para compensar isto, gastamos mais com horas extras ou com a pressão nos colaboradores para ‘fazer mais com menos’.

Para piorar o cenário, das 34 horas que estamos realmente trabalhando em alguma coisa, esta atividade não tem, essencialmente, uma relação específica com as necessidades da empresa, ou seja, não basta estar trabalhando.

É possível observar que há de tudo um pouco: atividades redundantes, burocracias demasiadas, retrabalhos ou trabalho simplesmente desperdiçado. Exemplos:

  1. É o comercial, sem anuência da diretoria, pressionando a operação por algo que o cliente não pagou.
  2. É a operação pedindo para a área de TI criar sistemas, mas que não são usados.
  3. É um analista sênior fazendo atividades das quais um júnior daria conta.
  4. É um funcionário fazendo relatórios e imprimindo quadros que nunca serão lidos.

No fundo, todas estas perdas são colocadas no ‘overhead’ ou ‘custos administrativos’ e repassadas ao cliente. O fato que é não são custos, são perdas. Comparando o Brasil com nosso quase vizinho Chile, eles produzem o dobro que nós com o mesmo volume de horas trabalhadas.

Em um momento econômico como o que estamos, fazer o cliente pagar a conta da nossa ineficiência não é uma boa saída, pois a concorrência nunca para. Como lição de casa, ao invés de perguntar aos gestores quais funcionários poderiam ser cortados, pergunte aos colaboradores, preferencialmente de forma direta, quais as atividades que poderiam ser simplesmente eliminadas.

Procure saber do seu gestor de TI, por exemplo, que demandas ele recebe de quais departamentos e cobre pela utilização dos itens que são produzidos ou comprados. Isto até me remete ao caso de uma rede de televisão que fez um quadro de um empresário que se passou por um funcionário e descobriu que o sistema que ele pagou milhões, simplesmente não estava em uso. Você não precisa aparecer em rede nacional para visitar a operação, conversar e receber ideias sobre itens desnecessários. Vá em frente!

Matéria originalmente publicada no Portal Santander:
https://www.santandernegocioseempresas.com.br/detalhe-noticia/a-semana-de-34-horas-uma-visao-de-eficiencia.html

Metas versus trabalho colaborativo

Sim, na maioria das empresas as metas possuem um caráter mais individualista e raramente premia o trabalho do time como um todo, tornando meta e trabalho em equipe antagônicos.

Este tema me veio enquanto eu estava jogando Battlefield (um jogo de guerra). O nosso time tinha alguns jogadores excepcionais, melhores até que o time adversário, e mesmo assim estávamos perdendo.

Neste jogo, assim como nas empresas, o diferencial é o trabalho coletivo e não pela diferença e o esforço dos indivíduos.

O problema não é a pessoa ser excepcional, o problema é ela focar exclusivamente sobre suas (mal definidas) metas individuais.

No jogo, cada um era medido pela quantidade de inimigos que eliminava e também em pontos quando ajudava o time, só que alguns jogadores estavam jogando apenas pela primeira métrica, mas o jogo era vencido pelo time com maior pontuação.

Na empresa é aquele vendedor que vende um produto que ainda não foi produzido ao invés de oferecer o que está no estoque. É a área de compras que atinge a meta de desconto, mesmo sabendo que o fornecedor não possui a qualidade necessária para entregar o serviço.

Todas estas ações são feitas por dois motivadores principais, o ego, a qual não temos muito como interferir, e as métricas da empresa que empurram muitas das ações dos colaboradores a eventos que possam trazer impactos negativos na empresa.

Para evitar isso, as métricas individuais devem ser compostas por indicadores que reforçam a contrapartida, seja para o time ou seja para os outros departamentos da empresa.

Vejam alguns exemplos:

Vendas – Itens vendidos

Contrapartidas:

  • Volume de descontos concedidos – Deve-se controlar não só o percentual de descontos, mas com qual frequência é aplicado.
  • Itens customizados – O vendedor consegue vender o que a produção executa ou é necessário que o item tenha “a cara” do cliente, custando mais para a operação?
  • Mix de produtos – Garantindo a venda de outros itens e não apenas o carro-chefe, com a venda garantida.

Operação – Itens produzidos

Contrapartidas:

  • Horas extras realizadas – O volume de produção não pode ser feito com o uso adicional de horas trabalhadas.
  • Número de funcionários – O indicador deve ser proporcional ao número de funcionários trabalhando.
  • Limite de máquinas respeitados – A velocidade de produção não pode exceder os indicadores dos fabricantes sob a pena de aumento de custo de manutenção preventiva e corretiva.

Operação – Rentabilidade

Contrapartidas:

  • Férias – Os períodos de férias devem ser respeitados e não podem ser transferidos para outros períodos (ganha num período com o aumento de mão de obra e perde em outro).
  • Manutenções preventivas – Devem seguir as recomendações dos fabricantes sob pena de redução da vida útil do equipamento.
  • Qualidade mantida – A qualidade do produto final deve ser mantida. Se não tiver especificações claras sobre as medidas do produto final, uma métrica de rentabilidade poderá ocasionar problemas sérios junto aos clientes.

Marketing – Ampliação de mercado

Contrapartidas:

  • Rentabilidade – A métrica não pode ser apenas tamanho do mercado conquistado e sim garantir liquidez.
  • Mix de produtos – Deve-se pensar na empresa como um todo e não apenas um único item, salvo quando necessário.
  • Canibalização – Não se pode lançar um produto que amplie o mercado mas concorra com outros produtos da empresa.

Cada empresa tem sua necessidade, sua vertical ou particularidade, mas espero que eu tenha passado a ideia de como poder medir o time de forma que ele trabalhe para a empresa e não apenas para o seu setor.

Matéria originalmente publicada no portal Santander: https://www.santandernegocioseempresas.com.br/detalhe-noticia/metas-versus-trabalho-colaborativo.html

CAPEX, OPEX e TCO, e a minha empresa com isso?

Como esta sopa de letras pode manter sua empresa operacional até 2018.

Simplificando, estamos falando de despesas de capital (CAPEX), despesas operacionais (OPEX) e o custo total da propriedade (tradução literal do TCO).

Nas empresas menores, estes são temas que são pouco abordados, seja pelo plano contábil que não é tão beneficiado, seja que o proprietário acaba tomando as decisões baseado em sua experiência.

Com o cenário pouco promissor para os próximos dois anos, qualquer economia gerada poderá significar muito para sua empresa seguir no positivo até 2017/2018.
Não irei abordar a questão contábil nem fiscal aqui e sim trazer um pouco de luz nas tomadas de decisões de sua empresa.


Vamos fazer um exemplo prático:
Imagine que você tenha uma empresa de eventos e em muitos locais não há energia elétrica com a disponibilidade necessária, fazendo a necessidade em ter um gerador para se diferenciar do mercado.

Se você comprar este gerador, mesmo que parcelado ou financiado, ele será um CAPEX.
Este gerador irá consumir mão de obra para operá-lo, lubrificantes, peças de manutenção, combustível, transporte do equipamento até o local, etc. Isto é o TCO, ou seja, quanto custa para se ter este equipamento funcionando.

Já o OPEX seria a opção de você alugar o equipamento.
É aqui que os números não fecham e a opção do CAPEX se torna mais atrativa pelos números financeiros brutos, mas quero convencê-lo que no momento atual, o OPEX é a melhor solução. Veja meus pontos:

CAPEX
Não é possível alocar o gerador correto ao tamanho do evento e um evento que exceda a capacidade do gerador não pode ser realizado.
Deve-se ter peças de reposição sempre à mão.
Um técnico especializado deve estar presente.
Você não é um especialista em geradores, portanto sua análise de custos operacionais pode ter falhas.
A mais importante: Se sua clientela diminuir, você ficará com o gerador parado.

OPEX
Você aloca o tamanho do gerador pelo tamanho do evento e quando existir o evento.
Não se preocupa com a operação, apenas com o resultado.
Mesmo sendo um valor muito mais alto que suas parcelas do financiamento, você mantém o foco em seu negócio.
Custo real de cada evento realizado, identificando corretamente a sua lucratividade.
A mais importante: Se sua clientela diminuir, você não fica com um ativo parado e nem parcelas de financiamento para pagar.

Em um cenário de mercado em crescimento esta análise provavelmente seria diferente.

O que quero sugerir é que com OPEX, sua empresa pode crescer e investir mesmo em momentos turbulentos, mas sem comprometer seu fluxo de caixa.

Matéria originalmente publicada no portal Santander:
https://www.santandernegocioseempresas.com.br/detalhe-noticia/capex-opex-tco-como-inserir-na-minha-empresa.html