“Eu quero isto pronto para ontem”

Alguns gestores e proprietários de empresa realmente acreditam que a máquina do tempo foi inventada e que esta é uma forma eficaz de garantir as entregas e manter o time afiado.
A verdade nua e crua é que a máquina do tempo ainda não existe, isto não mantém o time afiado e muito menos é a melhor forma de garantir as entregas.
Para você que acha que isto está correto, pode ir direto para o site de Lewis Carroll e estudar a fundo um clássico da administração e planejamento, também conhecido como “Alice no país das maravilhas”, mas se você acha que isto não é o adequado, então vem comigo…
Fonte: notable-quotes.com
Fonte: notable-quotes.com
Qual o problema de colocar um pouco de pilha no time? Afinal realmente aquele assunto surgiu de forma inesperada e precisamos entregar.
De inesperado, somente a morte, todo o resto pode ter um mínimo de planejamento!
Os casos da nota fiscal eletrônica (NF-e), SPED e agora o e-Social são alguns exemplos de “emergências” anunciadas pelos gestores. São anúncios feitos com anos de antecedência e somente nos últimos meses de carência é que o gestor toma ciência de que é necessário fazê-lo. O mais clássico de todos foi o “bug do milênio” onde não havia como ser postergado a decisão por nenhum governo, mas mesmo assim foi deixado para última hora e o preço do erro foi proporcional à procrastinação.
O mesmo ocorre com manutenção de máquinas, ajustes em processos ou até mesmo demandas de cliente já presentes em contrato.
Mesmo assim tem coisas que nos pegam de surpresa e temos que fazer uma atividade não planejada o mais rápido possível pois poderemos enfrentar problemas contratuais ou multas, mas o fato aqui em questão é de como esta atividade é passada ao time.
Vamos imaginar que um projeto engavetado sobre a melhoria da logística agora se torna o item de sobrevivência da empresa pois nos últimos meses as entregas erradas estão corroendo todo o faturamento.
O projeto original tem um prazo estimado de 6 meses de conclusão e envolve o trabalho de várias áreas da empresa. Não adianta gritar e berrar pois o tempo de entrega não vai mudar, nem adianta fazer igual o governo ao inaugurar aeroportos onde ainda não se pode pousar um avião, é sua empresa, ninguém mais será enganado que você mesmo.
Mesmo que seu time afirme que vão entregar em 2 meses, isto não ocorrerá, e se o fizerem, a qualidade provavelmente será severamente prejudicada.

Devemos então aguardar 6 meses e arcar com os prejuízos de logística?

Claro que não.
Se observar, a maioria destes problemas emergenciais tem uma situação de contorno. Não é “gambiarra”, é um processo formal para que itens possam sofrer pequenos ajustes ou mudança no formato até que uma solução em definitivo seja implementada.
Ao invés de esperar a troca dos “PDAs” do armazém, ou de colocar esteiras inteligentes, porque não sinalizar os produtos mais complexos ou fazer uma dupla checagem na expedição?
Mesmo que isto cause temporariamente um pequeno aumento dos custos ou não seja uma solução “elegante”, ela permite que o projeto original seja feito sem retrabalhos e principalmente não impacta outros projetos que já estavam em andamento e que se parados, causariam um problema maior para a empresa e consequentemente mais uma ordem do tipo “quero isto pronto para ontem”.