Quanto custa seu funcionário?

Consumo de atividades
Não estou falando de impostos e taxas, estou falando de quanto ele custa dentro de suas operações. Já pensou quanto custa sua emissão de fatura? E a manutenção das máquinas de produção? Quanto custa a compra de material de escritório? É disso que quero falar.
O seu funcionário de compras faz exatamente o que? Quanto custa cada uma de suas atividades? Quanto custa uma análise de contrato? Quanto custa fazer um novo pedido de importação?
Ou no financeiro, já pensou qual o custo da fatura? Quanto custa emitir uma segunda via do boleto?
Talvez você esteja pensando naquela máxima que diz “já que estou pagando o salário”. Acontece que podem existir atividades desnecessárias ou que poderiam ser feitas de outra forma, eliminando estes desperdícios e deixando seus colaboradores com tempo para executar coisas mais importantes. Poderia até mesmo eliminar a necessidade de novas contratações.
Seguindo a linha do “faça você mesmo”, vamos fazer um exercício em sua empresa?
Primeiro, pegue uma área onde você já tenha algum sintoma de que algo poderia ser melhorado. Não tente fazer com a empresa toda, pois você perderá o foco.
Prepare uma folha de papel com mais ou menos este formato:
Lista de Atividades
Peça para que as pessoas marquem diariamente no papel o que elas estão fazendo e o horário de início e término. A categoria é importante para definir o item macro e ser contabilizado posteriormente. Por exemplo, num departamento de RH, as categorias poderiam ser “Contratação”, “Demissão”, “Ajuste CTPS”, “Folha de pagamento”.
Faça isso por, no mínimo, uma semana e compile o resultado em uma planilha.
Fazendo este simples experimento, poderá constatar de uma forma geral o quanto se gasta com o departamento e até poder identificar atividades que não deveriam ser feitos por eles.
 Consumo de atividades
Se neste exemplo temos 5 pessoas com salários de R$ 3.000,00 cada. Podemos arredondar que o processo de contratação custa R$ 79.000 ao ano e que outras atividades indefinidas custam R$ 136.000.
Como fator motivacional, eu gosto de pensar que todo ano é perdido um carro de luxo com atividades que não entendemos sua necessidade.
Pode ser que estas atividades sejam necessárias para a empresa, mas elas poderiam ser desempenhadas por equipes mais baratas ou mesmo poderíamos usar tecnologia para uma redução de custos.

Será que os R$ 43.000 gastos com folha de pagamento (12%) não poderiam ser reduzidos com melhorias no sistema?
O que acabamos de fazer é o que a indústria já está acostumada, isto é, o custeio baseado em atividade ou custeio ABC,  pouco usado para o controle de custos com mão de obra.
O experimento é fácil e o resultado muito rápido.
Para quem utiliza a solução da TradingWorks todo este controle é feito automaticamente e sem complicação.