CAPEX, OPEX e TCO, e a minha empresa com isso?

Como esta sopa de letras pode manter sua empresa operacional até 2018.

Simplificando, estamos falando de despesas de capital (CAPEX), despesas operacionais (OPEX) e o custo total da propriedade (tradução literal do TCO).

Nas empresas menores, estes são temas que são pouco abordados, seja pelo plano contábil que não é tão beneficiado, seja que o proprietário acaba tomando as decisões baseado em sua experiência.

Com o cenário pouco promissor para os próximos dois anos, qualquer economia gerada poderá significar muito para sua empresa seguir no positivo até 2017/2018.
Não irei abordar a questão contábil nem fiscal aqui e sim trazer um pouco de luz nas tomadas de decisões de sua empresa.


Vamos fazer um exemplo prático:
Imagine que você tenha uma empresa de eventos e em muitos locais não há energia elétrica com a disponibilidade necessária, fazendo a necessidade em ter um gerador para se diferenciar do mercado.

Se você comprar este gerador, mesmo que parcelado ou financiado, ele será um CAPEX.
Este gerador irá consumir mão de obra para operá-lo, lubrificantes, peças de manutenção, combustível, transporte do equipamento até o local, etc. Isto é o TCO, ou seja, quanto custa para se ter este equipamento funcionando.

Já o OPEX seria a opção de você alugar o equipamento.
É aqui que os números não fecham e a opção do CAPEX se torna mais atrativa pelos números financeiros brutos, mas quero convencê-lo que no momento atual, o OPEX é a melhor solução. Veja meus pontos:

CAPEX
Não é possível alocar o gerador correto ao tamanho do evento e um evento que exceda a capacidade do gerador não pode ser realizado.
Deve-se ter peças de reposição sempre à mão.
Um técnico especializado deve estar presente.
Você não é um especialista em geradores, portanto sua análise de custos operacionais pode ter falhas.
A mais importante: Se sua clientela diminuir, você ficará com o gerador parado.

OPEX
Você aloca o tamanho do gerador pelo tamanho do evento e quando existir o evento.
Não se preocupa com a operação, apenas com o resultado.
Mesmo sendo um valor muito mais alto que suas parcelas do financiamento, você mantém o foco em seu negócio.
Custo real de cada evento realizado, identificando corretamente a sua lucratividade.
A mais importante: Se sua clientela diminuir, você não fica com um ativo parado e nem parcelas de financiamento para pagar.

Em um cenário de mercado em crescimento esta análise provavelmente seria diferente.

O que quero sugerir é que com OPEX, sua empresa pode crescer e investir mesmo em momentos turbulentos, mas sem comprometer seu fluxo de caixa.

Matéria originalmente publicada no portal Santander:
https://www.santandernegocioseempresas.com.br/detalhe-noticia/capex-opex-tco-como-inserir-na-minha-empresa.html

Controle de Ponto versus Tempo em Atividades

No sistema da TradingWorks você pode contabilizar dois cálculos distintos sobre o consumo do tempo e a relação entre eles nos dá uma métrica importante que é a eficiência do colaborador.

Ponto

É o mesmo que o relógio ou livro de ponto. É o tempo que o colaborador esteve disponível para trabalhar na empresa.

  • Entrou as 08:00h;
  • Saiu para almoço as 12:00h e retornou as 13:00h;
  • Deixou o trabalho às 18:00h.

Neste exemplo temos:

  • Tempo total no dia: 10 horas
  • Tempo total disponível ao trabalho: 9 horas
  • Tempo total de pausas: 1 hora

Dizemos que teve 9 horas “disponíveis ao trabalho” pois é na análise da execução das atividades onde realmente vamos verificar em que se trabalhou.

Tempo em atividade (timesheet)

Uma atividade só pode ser executada dentro das “horas disponíveis ao trabalho”. Mesmo para colaboradores que trabalhem com atividades de longa duração, é comum executar atividades diferentes ao longo do dia. Com a TradingWorks isto não só é possível como também não se perde a informação primordial que é o quanto se trabalhou em cada uma delas.
Vamos tomar a figura abaixo como sendo os horários e atividades que nosso colaborador trabalhou.

Então temos:
Atividade 1 – 5:30h
Atividade 2 – 1:00h
Atividade 3 – 0:30h
Total Trabalhado – 7:00h

O que podemos ver é que as horas que estão faltando (9 horas marcadas no ponto menos 7 horas em atividades) são na realidade as zonas em cinza.
Estas áreas podem ser atividades não mapeadas em que realmente o colaborador trabalhou efetivamente para a empresa, de qualquer forma não estavam designadas para serem executadas. veja mais detalhes sobre este tipo de problema neste post (link).
Neste caso o colaborador teve somente 78% de eficiência sobre seu trabalho.

FAQ

P. Se neste exemplo o colaborador usasse uma das atividades para lançar as horas em cinza, ele teria 100% de eficiência. Como evitar isto?
R. Sempre que possível as atividades devem possuir horas planejadas justamente para evitar que uma atividade sirva de “repositório de tempo”. Para evitar uma sobrecarga de formalidade, atividades comuns como por exemplo Reembolso de Despesas, não necessitam de horas planejadas pois a natureza da operação é conhecida e divergências nos tempos são facilmente identificadas.

P. Alguns de nossos colaboradores trabalham com atividades emergenciais. Como garantir que dentro da área cinza tenhamos a atividade registrada?
R. A TradingWorks trabalha prioritariamente as marcações de forma automática, entretanto sabemos que situações podem surgir e não há tempo para seguir o fluxo normal. Neste caso sugerimos que após o atendimento da emergência, o colaborador abra a atividade (posterior ao evento), registre os detalhes e adicione os tempos de forma manual (veja exemplo aqui). Importante lembrar que o “tempo consumido” neste processo administrativo faz parte da atividade em si, registrando o histórico, o que foi feito etc.