“Eu quero isto pronto para ontem”

Alguns gestores e proprietários de empresa realmente acreditam que a máquina do tempo foi inventada e que esta é uma forma eficaz de garantir as entregas e manter o time afiado.
A verdade nua e crua é que a máquina do tempo ainda não existe, isto não mantém o time afiado e muito menos é a melhor forma de garantir as entregas.
Para você que acha que isto está correto, pode ir direto para o site de Lewis Carroll e estudar a fundo um clássico da administração e planejamento, também conhecido como “Alice no país das maravilhas”, mas se você acha que isto não é o adequado, então vem comigo…
Fonte: notable-quotes.com
Fonte: notable-quotes.com
Qual o problema de colocar um pouco de pilha no time? Afinal realmente aquele assunto surgiu de forma inesperada e precisamos entregar.
De inesperado, somente a morte, todo o resto pode ter um mínimo de planejamento!
Os casos da nota fiscal eletrônica (NF-e), SPED e agora o e-Social são alguns exemplos de “emergências” anunciadas pelos gestores. São anúncios feitos com anos de antecedência e somente nos últimos meses de carência é que o gestor toma ciência de que é necessário fazê-lo. O mais clássico de todos foi o “bug do milênio” onde não havia como ser postergado a decisão por nenhum governo, mas mesmo assim foi deixado para última hora e o preço do erro foi proporcional à procrastinação.
O mesmo ocorre com manutenção de máquinas, ajustes em processos ou até mesmo demandas de cliente já presentes em contrato.
Mesmo assim tem coisas que nos pegam de surpresa e temos que fazer uma atividade não planejada o mais rápido possível pois poderemos enfrentar problemas contratuais ou multas, mas o fato aqui em questão é de como esta atividade é passada ao time.
Vamos imaginar que um projeto engavetado sobre a melhoria da logística agora se torna o item de sobrevivência da empresa pois nos últimos meses as entregas erradas estão corroendo todo o faturamento.
O projeto original tem um prazo estimado de 6 meses de conclusão e envolve o trabalho de várias áreas da empresa. Não adianta gritar e berrar pois o tempo de entrega não vai mudar, nem adianta fazer igual o governo ao inaugurar aeroportos onde ainda não se pode pousar um avião, é sua empresa, ninguém mais será enganado que você mesmo.
Mesmo que seu time afirme que vão entregar em 2 meses, isto não ocorrerá, e se o fizerem, a qualidade provavelmente será severamente prejudicada.

Devemos então aguardar 6 meses e arcar com os prejuízos de logística?

Claro que não.
Se observar, a maioria destes problemas emergenciais tem uma situação de contorno. Não é “gambiarra”, é um processo formal para que itens possam sofrer pequenos ajustes ou mudança no formato até que uma solução em definitivo seja implementada.
Ao invés de esperar a troca dos “PDAs” do armazém, ou de colocar esteiras inteligentes, porque não sinalizar os produtos mais complexos ou fazer uma dupla checagem na expedição?
Mesmo que isto cause temporariamente um pequeno aumento dos custos ou não seja uma solução “elegante”, ela permite que o projeto original seja feito sem retrabalhos e principalmente não impacta outros projetos que já estavam em andamento e que se parados, causariam um problema maior para a empresa e consequentemente mais uma ordem do tipo “quero isto pronto para ontem”.

Em momentos de crise é tempo de se renovar

Seja medroso quando os outros são gananciosos e seja ganancioso quando os outros estão com medo.
Warren Buffett.
Ninguém discute que 2015 não será um ano fácil. Por esse mesmo motivo alguns colegas meus tiveram seus projetos cancelados, já que a empresa fez uma revisão de suas projeções, para baixo.
O problema aqui é que simplesmente os projetos foram cancelados, não foram modificados ou alterados. Neste ou qualquer outro período de crise não é momento de cortes e sim de utilização dos recursos da melhor e mais eficiente forma possível. Será que dentro dos projetos cancelados não havia aqueles que estavam endereçando exatamente a redução de custo ou aumento da eficiência? Talvez com poucos ajustes em relação à nova projeção, eles estariam aptos a fazer a empresa passar por esta fase sem muitas turbulências.
Normalmente, a folha de pagamento é a que mais pesa na fatia dos gastos e a primeira a ser revista. A vantagem da técnica é que o resultado financeiro é imediato, o problema, entretanto, é que você joga fora todo treinamento dado às pessoas, além de deixar desanimadas as que ficaram: “Será que se as vendas diminuírem mais, também serei eu?”.
Este é o momento de reinventar, encontrar outros meios de conquistar clientes, seja adequando preços ou lançando produtos e serviços para outras necessidades atuais, afinal, assim como a empresa, os seus clientes também precisam fazer suas engenharias financeiras e terão empatia com seus novos produtos e serviços.
Mesmo que uma das soluções seja os cortes, não use a regra igual para todos os casos, a exemplo do “corte geral de 10%”. Seus departamentos não funcionam de modo idêntico e este corte pode debilitar uma área que já estava no limite. Um processo possível de redução é a alteração da manutenção de máquinas, estendendo seus prazos. O seu carro não precisa trocar o óleo a cada 10.000 km, por exemplo. Algumas empresas também já reduziram o volume do produto na embalagem com a vantagem de não precisar aplicar a redução de preço proporcional, aumentando sua margem.
O seu vendedor, por sua vez, não precisa pegar um avião, se hospedar e gastar com táxi para fazer uma reunião de 1h hora com o cliente. Ele vai entender se você usar videoconferência para o processo. Empatia, lembra?
Não deixe de se questionar se é realmente necessário ter um escritório físico em sua filial no interior. Será que os funcionários não poderiam trabalhar remotamente?
São estas renovações que você precisa pensar em sua empresa e, se já me conhecem, sabem que não estou falando em fazer coisas onde a ética possa ser questionada. Não basta fazer certo, tem que também parecer certo.

Home office como solução para redução de custos?

Este é o momento para tomar decisões em busca de benefícios no futuro.
O futuro em médio prazo não se desenha muito promissor, e este é o momento que devemos tomar decisões ágeis, mas visando benefícios em longo prazo. O home office pode ser uma das alternativas de redução de custos, tanto para a empresa quanto para o trabalhador.
 
O home office é uma das soluções do teletrabalho, que pode ser realizado na residência do funcionário. Outras opções são escritórios alugados ou compartilhados.
Para a empresa, o impacto direto é sobre a área alocada, mas também implica na redução de vários outros fatores como eletricidade gasta com ar-condicionado e luz, copa, limpeza e estacionamento.
Para o trabalhador, também há uma série de redução de custos como, por exemplo, a alimentação e vestuário. Para quem utiliza o próprio carro, os impactos são ainda maiores financeiramente, além do ganho de 2 a 4 horas que eram perdidas no trânsito.
Pesquisa Home Office 2016
Acesse o relatório da Pesquisa home office Brasil 2016
Entretanto, há algumas preocupações inerentes a esse processo para a empresa:

Preciso ver meu funcionário

Contraponto: Como você faz com aquele funcionário que fica no andar superior ou mesmo em outra filial? Os controles das demandas precisam ser feitos com ou sem home office. Se você ainda não tem, pode apostar que tem dinheiro “escorrendo pelo ralo”.

Lição de casa: Mesmo com o funcionário no mesmo andar, opte pela comunicação eletrônica ou telefone e veja o que está faltando no seu processo. Procure ter intervenções semanais ou no máximo uma vez ao dia. Isto faz com que suas demandas sejam mais bem planejadas e o colaborador se torne mais eficiente.

Risco de vazamento de informações

Contraponto: A sensação de segurança é apenas estética: com celulares ou microcâmeras, o funcionário pode fazer o que bem entender com ou sem home office.
Lição de casa: Verifique se você já tem o mínimo de controle sobre os acessos e arquivos restritos. Talvez você descubra que até o seu estagiário tem acesso à pasta do RH com todos os salários dos funcionários.

Não tenho como controlar a jornada de trabalho

Contraponto: O próprio Ministério do Trabalho e Emprego já resolveu este problema através da Portaria 373 onde autoriza o registro de ponto através do computador.
Lição de casa: Confirme com o seu sindicato se o acordo engloba a portaria 373 (a maioria já aceita) e use um controle de ponto do tipo da TradingWorks.

Não tenho ferramentas de TI para o trabalho remoto

Contraponto: Já existem diversas ferramentas prontas para uso corporativo para o compartilhamento de documentos, comunicação e telefonia, entre outras.
Lição de casa: Se você não tem um sistema de colaboração de arquivos, troca de mensagens ou áudio/vídeo (corporativos), sua empresa já está perdendo dinheiro com a baixa produtividade e altos custos com a telefonia tradicional!
Estas ferramentas não são apenas para o home office, mas também para a rotina da empresa.
 
Buscando uma consultoria para implementar o teletrabalho em sua empresa?
Solicite um contato da GCONTT (parceiro TradingWorks).

A semana de 34 horas: uma visão de eficiência

Não estou dizendo que vamos trabalhar 34 horas para sermos eficientes. Estou afirmando que trabalhando diariamente como fazemos, 6 horas são desperdiçadas com itens essenciais como as idas ao toalete, o cafezinho ou papo com os colegas.

Em um ano, são cerca de 280 horas não utilizadas e para compensar isto, gastamos mais com horas extras ou com a pressão nos colaboradores para ‘fazer mais com menos’.

Para piorar o cenário, das 34 horas que estamos realmente trabalhando em alguma coisa, esta atividade não tem, essencialmente, uma relação específica com as necessidades da empresa, ou seja, não basta estar trabalhando.

É possível observar que há de tudo um pouco: atividades redundantes, burocracias demasiadas, retrabalhos ou trabalho simplesmente desperdiçado. Exemplos:

  1. É o comercial, sem anuência da diretoria, pressionando a operação por algo que o cliente não pagou.
  2. É a operação pedindo para a área de TI criar sistemas, mas que não são usados.
  3. É um analista sênior fazendo atividades das quais um júnior daria conta.
  4. É um funcionário fazendo relatórios e imprimindo quadros que nunca serão lidos.

No fundo, todas estas perdas são colocadas no ‘overhead’ ou ‘custos administrativos’ e repassadas ao cliente. O fato que é não são custos, são perdas. Comparando o Brasil com nosso quase vizinho Chile, eles produzem o dobro que nós com o mesmo volume de horas trabalhadas.

Em um momento econômico como o que estamos, fazer o cliente pagar a conta da nossa ineficiência não é uma boa saída, pois a concorrência nunca para. Como lição de casa, ao invés de perguntar aos gestores quais funcionários poderiam ser cortados, pergunte aos colaboradores, preferencialmente de forma direta, quais as atividades que poderiam ser simplesmente eliminadas.

Procure saber do seu gestor de TI, por exemplo, que demandas ele recebe de quais departamentos e cobre pela utilização dos itens que são produzidos ou comprados. Isto até me remete ao caso de uma rede de televisão que fez um quadro de um empresário que se passou por um funcionário e descobriu que o sistema que ele pagou milhões, simplesmente não estava em uso. Você não precisa aparecer em rede nacional para visitar a operação, conversar e receber ideias sobre itens desnecessários. Vá em frente!

Matéria originalmente publicada no Portal Santander:
https://www.santandernegocioseempresas.com.br/detalhe-noticia/a-semana-de-34-horas-uma-visao-de-eficiencia.html

Controle de Ponto versus Tempo em Atividades

No sistema da TradingWorks você pode contabilizar dois cálculos distintos sobre o consumo do tempo e a relação entre eles nos dá uma métrica importante que é a eficiência do colaborador.

Ponto

É o mesmo que o relógio ou livro de ponto. É o tempo que o colaborador esteve disponível para trabalhar na empresa.

  • Entrou as 08:00h;
  • Saiu para almoço as 12:00h e retornou as 13:00h;
  • Deixou o trabalho às 18:00h.

Neste exemplo temos:

  • Tempo total no dia: 10 horas
  • Tempo total disponível ao trabalho: 9 horas
  • Tempo total de pausas: 1 hora

Dizemos que teve 9 horas “disponíveis ao trabalho” pois é na análise da execução das atividades onde realmente vamos verificar em que se trabalhou.

Tempo em atividade (timesheet)

Uma atividade só pode ser executada dentro das “horas disponíveis ao trabalho”. Mesmo para colaboradores que trabalhem com atividades de longa duração, é comum executar atividades diferentes ao longo do dia. Com a TradingWorks isto não só é possível como também não se perde a informação primordial que é o quanto se trabalhou em cada uma delas.
Vamos tomar a figura abaixo como sendo os horários e atividades que nosso colaborador trabalhou.

Então temos:
Atividade 1 – 5:30h
Atividade 2 – 1:00h
Atividade 3 – 0:30h
Total Trabalhado – 7:00h

O que podemos ver é que as horas que estão faltando (9 horas marcadas no ponto menos 7 horas em atividades) são na realidade as zonas em cinza.
Estas áreas podem ser atividades não mapeadas em que realmente o colaborador trabalhou efetivamente para a empresa, de qualquer forma não estavam designadas para serem executadas. veja mais detalhes sobre este tipo de problema neste post (link).
Neste caso o colaborador teve somente 78% de eficiência sobre seu trabalho.

FAQ

P. Se neste exemplo o colaborador usasse uma das atividades para lançar as horas em cinza, ele teria 100% de eficiência. Como evitar isto?
R. Sempre que possível as atividades devem possuir horas planejadas justamente para evitar que uma atividade sirva de “repositório de tempo”. Para evitar uma sobrecarga de formalidade, atividades comuns como por exemplo Reembolso de Despesas, não necessitam de horas planejadas pois a natureza da operação é conhecida e divergências nos tempos são facilmente identificadas.

P. Alguns de nossos colaboradores trabalham com atividades emergenciais. Como garantir que dentro da área cinza tenhamos a atividade registrada?
R. A TradingWorks trabalha prioritariamente as marcações de forma automática, entretanto sabemos que situações podem surgir e não há tempo para seguir o fluxo normal. Neste caso sugerimos que após o atendimento da emergência, o colaborador abra a atividade (posterior ao evento), registre os detalhes e adicione os tempos de forma manual (veja exemplo aqui). Importante lembrar que o “tempo consumido” neste processo administrativo faz parte da atividade em si, registrando o histórico, o que foi feito etc.