Posso controlar o ponto dos terceiros?

É muito comum misturarmos assuntos de CLT com terceiros legalmente trabalhando na empresa e desta forma acabamos entendendo que é proibido controlar o ponto ou eficiência dos colaboradores terceiros.

Com isto nos deparamos com as famosas planilhas de entrada às 09:00h e saída as 18:00h com uma hora para almoço, ou aqueles que já entenderam que não chama atenção se colocar os números quebrados como 08:45h ou 18:05h, mas continua não garantindo a qualidade.
Não estou falando que todo profissional faça isto, mas exatidão não é a premissa destas planilhas de controle. Falo por experiência própria ao controlar (sem eles terem conhecimento) durante alguns períodos.
Na semana o erro chegava a ser mais de 4 horas e o interessante é que a diferença era sempre favorável ao colaborador.
Em uma simulação (vide planilha aqui) temos …
Um erro de 20 minutos em um time de 20 pessoas, são R$ 105.600,00 desperdiçados anualmente.
Custo do erro de apontamento
Mas você pode estar se perguntando, continua proibido e ponto (final).
É proibido que a empresa contratante exija e controle o apontamento, mas não é proibido que a empresa contratada o faça através de mecanismos da portaria 373/11 e daí a contratante basicamente se torna o auditor do processo de controle de ponto e não o seu solicitante.
Além de ser transparente para as partes, garante o profissionalismo de quem cumpre com as jornadas contratadas, deixando seus pares “pouco precisos” fora do contexto do trabalho do time e eventualmente se desligando ou sendo desligados.

Quanto custa seu funcionário?

Não estou falando de impostos e taxas, estou falando de quanto ele custa dentro de suas operações. Já pensou quanto custa sua emissão de fatura? E a manutenção das máquinas de produção? Quanto custa a compra de material de escritório? É disso que quero falar.
O seu funcionário de compras faz exatamente o que? Quanto custa cada uma de suas atividades? Quanto custa uma análise de contrato? Quanto custa fazer um novo pedido de importação?
Ou no financeiro, já pensou qual o custo da fatura? Quanto custa emitir uma segunda via do boleto?
Talvez você esteja pensando naquela máxima que diz “já que estou pagando o salário”. Acontece que podem existir atividades desnecessárias ou que poderiam ser feitas de outra forma, eliminando estes desperdícios e deixando seus colaboradores com tempo para executar coisas mais importantes. Poderia até mesmo eliminar a necessidade de novas contratações.
Seguindo a linha do “faça você mesmo”, vamos fazer um exercício em sua empresa?
Primeiro, pegue uma área onde você já tenha algum sintoma de que algo poderia ser melhorado. Não tente fazer com a empresa toda, pois você perderá o foco.
Prepare uma folha de papel com mais ou menos este formato:
Lista de Atividades
Peça para que as pessoas marquem diariamente no papel o que elas estão fazendo e o horário de início e término. A categoria é importante para definir o item macro e ser contabilizado posteriormente. Por exemplo, num departamento de RH, as categorias poderiam ser “Contratação”, “Demissão”, “Ajuste CTPS”, “Folha de pagamento”.
Faça isso por, no mínimo, uma semana e compile o resultado em uma planilha.
Fazendo este simples experimento, poderá constatar de uma forma geral o quanto se gasta com o departamento e até poder identificar atividades que não deveriam ser feitos por eles.
 Consumo de atividades
Se neste exemplo temos 5 pessoas com salários de R$ 3.000,00 cada. Podemos arredondar que o processo de contratação custa R$ 79.000 ao ano e que outras atividades indefinidas custam R$ 136.000.
Como fator motivacional, eu gosto de pensar que todo ano é perdido um carro de luxo com atividades que não entendemos sua necessidade.
Pode ser que estas atividades sejam necessárias para a empresa, mas elas poderiam ser desempenhadas por equipes mais baratas ou mesmo poderíamos usar tecnologia para uma redução de custos.

Será que os R$ 43.000 gastos com folha de pagamento (12%) não poderiam ser reduzidos com melhorias no sistema?
O que acabamos de fazer é o que a indústria já está acostumada, isto é, o custeio baseado em atividade ou custeio ABC,  pouco usado para o controle de custos com mão de obra.
O experimento é fácil e o resultado muito rápido.
Para quem utiliza a solução da TradingWorks todo este controle é feito automaticamente e sem complicação.

“Eu quero isto pronto para ontem”

Alguns gestores e proprietários de empresa realmente acreditam que a máquina do tempo foi inventada e que esta é uma forma eficaz de garantir as entregas e manter o time afiado.
A verdade nua e crua é que a máquina do tempo ainda não existe, isto não mantém o time afiado e muito menos é a melhor forma de garantir as entregas.
Para você que acha que isto está correto, pode ir direto para o site de Lewis Carroll e estudar a fundo um clássico da administração e planejamento, também conhecido como “Alice no país das maravilhas”, mas se você acha que isto não é o adequado, então vem comigo…
Fonte: notable-quotes.com
Fonte: notable-quotes.com
Qual o problema de colocar um pouco de pilha no time? Afinal realmente aquele assunto surgiu de forma inesperada e precisamos entregar.
De inesperado, somente a morte, todo o resto pode ter um mínimo de planejamento!
Os casos da nota fiscal eletrônica (NF-e), SPED e agora o e-Social são alguns exemplos de “emergências” anunciadas pelos gestores. São anúncios feitos com anos de antecedência e somente nos últimos meses de carência é que o gestor toma ciência de que é necessário fazê-lo. O mais clássico de todos foi o “bug do milênio” onde não havia como ser postergado a decisão por nenhum governo, mas mesmo assim foi deixado para última hora e o preço do erro foi proporcional à procrastinação.
O mesmo ocorre com manutenção de máquinas, ajustes em processos ou até mesmo demandas de cliente já presentes em contrato.
Mesmo assim tem coisas que nos pegam de surpresa e temos que fazer uma atividade não planejada o mais rápido possível pois poderemos enfrentar problemas contratuais ou multas, mas o fato aqui em questão é de como esta atividade é passada ao time.
Vamos imaginar que um projeto engavetado sobre a melhoria da logística agora se torna o item de sobrevivência da empresa pois nos últimos meses as entregas erradas estão corroendo todo o faturamento.
O projeto original tem um prazo estimado de 6 meses de conclusão e envolve o trabalho de várias áreas da empresa. Não adianta gritar e berrar pois o tempo de entrega não vai mudar, nem adianta fazer igual o governo ao inaugurar aeroportos onde ainda não se pode pousar um avião, é sua empresa, ninguém mais será enganado que você mesmo.
Mesmo que seu time afirme que vão entregar em 2 meses, isto não ocorrerá, e se o fizerem, a qualidade provavelmente será severamente prejudicada.

Devemos então aguardar 6 meses e arcar com os prejuízos de logística?

Claro que não.
Se observar, a maioria destes problemas emergenciais tem uma situação de contorno. Não é “gambiarra”, é um processo formal para que itens possam sofrer pequenos ajustes ou mudança no formato até que uma solução em definitivo seja implementada.
Ao invés de esperar a troca dos “PDAs” do armazém, ou de colocar esteiras inteligentes, porque não sinalizar os produtos mais complexos ou fazer uma dupla checagem na expedição?
Mesmo que isto cause temporariamente um pequeno aumento dos custos ou não seja uma solução “elegante”, ela permite que o projeto original seja feito sem retrabalhos e principalmente não impacta outros projetos que já estavam em andamento e que se parados, causariam um problema maior para a empresa e consequentemente mais uma ordem do tipo “quero isto pronto para ontem”.

CAPEX, OPEX e TCO, e a minha empresa com isso?

Como esta sopa de letras pode manter sua empresa operacional até 2018.

Simplificando, estamos falando de despesas de capital (CAPEX), despesas operacionais (OPEX) e o custo total da propriedade (tradução literal do TCO).

Nas empresas menores, estes são temas que são pouco abordados, seja pelo plano contábil que não é tão beneficiado, seja que o proprietário acaba tomando as decisões baseado em sua experiência.

Com o cenário pouco promissor para os próximos dois anos, qualquer economia gerada poderá significar muito para sua empresa seguir no positivo até 2017/2018.
Não irei abordar a questão contábil nem fiscal aqui e sim trazer um pouco de luz nas tomadas de decisões de sua empresa.


Vamos fazer um exemplo prático:
Imagine que você tenha uma empresa de eventos e em muitos locais não há energia elétrica com a disponibilidade necessária, fazendo a necessidade em ter um gerador para se diferenciar do mercado.

Se você comprar este gerador, mesmo que parcelado ou financiado, ele será um CAPEX.
Este gerador irá consumir mão de obra para operá-lo, lubrificantes, peças de manutenção, combustível, transporte do equipamento até o local, etc. Isto é o TCO, ou seja, quanto custa para se ter este equipamento funcionando.

Já o OPEX seria a opção de você alugar o equipamento.
É aqui que os números não fecham e a opção do CAPEX se torna mais atrativa pelos números financeiros brutos, mas quero convencê-lo que no momento atual, o OPEX é a melhor solução. Veja meus pontos:

CAPEX
Não é possível alocar o gerador correto ao tamanho do evento e um evento que exceda a capacidade do gerador não pode ser realizado.
Deve-se ter peças de reposição sempre à mão.
Um técnico especializado deve estar presente.
Você não é um especialista em geradores, portanto sua análise de custos operacionais pode ter falhas.
A mais importante: Se sua clientela diminuir, você ficará com o gerador parado.

OPEX
Você aloca o tamanho do gerador pelo tamanho do evento e quando existir o evento.
Não se preocupa com a operação, apenas com o resultado.
Mesmo sendo um valor muito mais alto que suas parcelas do financiamento, você mantém o foco em seu negócio.
Custo real de cada evento realizado, identificando corretamente a sua lucratividade.
A mais importante: Se sua clientela diminuir, você não fica com um ativo parado e nem parcelas de financiamento para pagar.

Em um cenário de mercado em crescimento esta análise provavelmente seria diferente.

O que quero sugerir é que com OPEX, sua empresa pode crescer e investir mesmo em momentos turbulentos, mas sem comprometer seu fluxo de caixa.

Matéria originalmente publicada no portal Santander:
https://www.santandernegocioseempresas.com.br/detalhe-noticia/capex-opex-tco-como-inserir-na-minha-empresa.html